Mit Kennzahlen durch die Krise – 8 Schritte zum Erfolg

Betriebswirtschaftliche Auswertungen sowie betriebliche Kennzahlen sind für viele Unternehmer*innen ein unübersichtliches Gebiet mit zweifelhaftem Nutzen. Aufgrund dessen, dass man täglich in seinem Unternehmen arbeitet und quasi alles direkt erlebt, werden die harten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen im Zeitablauf vernachlässigt. Was hierdurch passieren kann, ist eine schleichende Kostenerhöhung in bestimmten Bereichen, die nicht weiter auffällt, weil es immer nur kleine Anpassungen sind die geschehen. Eventuell wächst sogar der Gewinn stetig weiter, von daher ist vom Ergebnis betrachtet alles in Ordnung!

An dieser Stelle stellt sich die Frage, warum nicht einen höheren Gewinn machen, wenn dies mit verhältnismäßig geringem Aufwand möglich ist. Wie soll das funktionieren fragst du dich nun. Die Antwort ist, durch systematische betriebswirtschaftliche Analysen. Wie langweilig denkt der eine, da habe ich keine Zeit für sagt der Andere. Aus diesem Grunde kannst du dir Profis ins Boot holen, die dich bei der betriebswirtschaftlichen Optimierung unterstützen. Wir von der Zahlenwelt Unternehmensberatung haben schon in unserem Namen verankert, dass Zahlen unsere Leidenschaft sind und wir diese extrem gerne für dein Unternehmen analysieren und dir Verbesserungspotenziale aufzeigen.

In 8 Schritten können wir dich (gemeinsam) erfolgreicher machen:

  1. Definition der wichtigsten Kostenarten
  2. Festlegung nicht gewollter Optimierungsbereiche
  3. Beschaffung Vergleichswerte – Benchmarking
  4. Bestimmung des konkreten Optimierungspotenzials pro Kostenart
  5. Priorisierung zur Durchführung der Optimierungsmaßnahmen
  6. Bestimmung von Zeitrahmen und Zuständigkeit
  7. Festlegung von individuellen Kennzahlen
  8. Abgleich des Optimierungserfolgs

Diesen Weg können wir gemeinsam gehen, oder du hast in deinem Unternehmen eigene Mitarbeiter*innen die sich den Optimierungen annehmen können. Wir können dich auch nur zum Projektstart begleiten und dann alleine lassen… Oder wir packen es gemeinsam an und bringen deine betriebswirtschaftliche Performance langfristig auf ein neues Niveau! Im Folgenden erläutern wir dir näher wie jeder einzelne Punkt zu bearbeiten ist und geben dir bereits hier den ein oder anderen Tipp für deine persönliche Performancesteigerung.

Definition der wichtigsten Kostenarten

Je nach Unternehmen, Produkt oder Branche gibt es verschiedene Kostenarten die in besonders großem Umfang den betriebswirtschaftlichen Erfolg beeinflussen. In einem Gastronomiebetrieb beispielsweise werden dies immer die Wareneinsätze, die Personalkosten und die Unterhaltskosten sein. Nun kann es aber sein, dass wir uns in einem Familienbetrieb befinden und die Immobiliennutzung „kostenlos“ ist. Kann man diese Kostenposition nun außen vorlassen oder sollte man sie gerade deshalb hinzunehmen, weil durch eine „Fremdnutzung“ evtl. andere Erträge erzielt würden? Aus unserer Erfahrung ist es von daher wichtig die Kostenarten betriebsindividuell zu definieren und nicht nach einem Standardschema.

Festlegung nicht gewollter Optimierungsbereiche

Wenn du als Unternehmer die Entscheidung triffst bestimmte Kosten nicht unter rein betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten betrachten zu wollen, dann sollten wir diese in unseren Optimierungsbemühungen ausklammern. Dies könnten zum Beispiel vergleichsweise hohe Energiekosten sein die aufgrund ökologischer Aspekte aber so in Ordnung sind.

Beschaffung Vergleichswerte – Benchmarking

Sobald die zu betrachtenden Kostenarten für dein Unternehmen bestimmt sind, solltest du Vergleichswerte beschaffen. Ob bestimmte Größenordnungen für dein Unternehmen oder deine Branche üblich sind, hilft dir ungemein bei der Einordnung der realistischen Optimierungspotenziale. Diese Vergleichswerte kannst du erhalten über verschiedene Branchenreports (von z.B. Banken, Versicherungen, o.ä.) oder auch von deinem Steuerberater über beispielsweise den DATEV Branchenreport. Diese Reports sind alle kostenpflichtig, zusätzlich kannst du natürlich versuchen über dein persönliches Netzwerk Vergleichswerte zu erhalten.

Bestimmung des konkreten Optimierungspotenzials pro Kostenart

Nachdem nun alle Vorarbeiten geleistet sind, sollte je Kostenart ein quantifizierbares Potenzial ermittelt werden. Dort wo eventuelle Vergleichswerte fehlen, kannst du auch noch Angebote einholen und ansonsten müssen Annahmen getroffen werden. Das konkrete monetäre Optimierungspotenzial sollte so gut es geht festgelegt werden, damit im Fortgang ein Erfolgsabgleich möglich ist.

Priorisierung zur Durchführung der Optimierungsmaßnahmen

Ein Optimierungsprozess wird immer über einen längeren Zeitraum angelegt sein, dies bedeutet aber auch dass es Sinn macht „die Treppe von oben zu kehren“. Dies bedeutet, dass du dir entweder die größten oder die vermeintlich am besten umzusetzenden Einsparpotenziale vornimmst um zu starten. Selbstverständlich kannst du im Projektablauf auch noch Priorisierungen verschieben oder neue Potenziale hinzunehmen.

Bestimmung von Zeitrahmen und Zuständigkeit

Für den nachhaltigen Erfolg eines Optimierungsprojektes ist es wichtig klare Zuständigkeiten sowie Zeitvorgaben zu definieren. Es sollten Mitarbeiter*innen verantwortlich gemacht werden die das notwendige fachliche Know-How haben, eventuell sollten bestimmte Bereiche an Spezialisten ausgegliedert werden. Beispielsweise im Bereich der Nettolohnoptimierung oder der Einsparung von Energiekosten kann die Hinzunahme von Experten durchaus Sinn machen. Damit auch ein gewisser Handlungsdruck entsteht und die teilweise als lästig empfundenen Aufgaben nicht versanden, sollte ein ambitionierter Zeitplan vorgegeben werden. Es gibt durchaus Einsparungspotenziale die sich sofort im unternehmerischen Gewinn niederschlagen (z.B. bessere Einkaufskonditionen, weniger Wegwurf oder Diebstahl).

Festlegung von individuellen Kennzahlen

Im Rahmen eines solchen Optimierungsprozesses kann es sinnvoll sein betriebsindividuelle Kennzahlen festzulegen, mit denen du auch fortlaufend den Erfolg messen kannst. Sollte deine Umsatzseite beispielsweise wachsen, werden einige Kostenpositionen mitwachsen, ob sie es in einem vernünftigen betriebswirtschaftlichen Rahmen tun, kann man mit Hilfe solcher Kennzahlen fortlaufend verifizieren.

Abgleich des Optimierungserfolgs

Zu Beginn eines Optimierungsprozesses sollten auch Meilensteine und „Zwischenbilanzen“ eingeplant werden, damit fortlaufend Adaptionen vorgenommen werden können. Das betriebswirtschaftliche Umfeld ist dynamisch und alleine deshalb solltest du dich auf einmal Festgelegtes nicht blind verlassen. Bei diesen Zwischenbetrachtungen sollte auch immer der tatsächliche monetäre Erfolg mitbetrachtet werden!

Mit Hilfe dieser 8 vorgestellten Schritte bist du in der Lage in deinem Unternehmen Optimierungspotenziale aufzudecken und eine Verbesserung deiner Kostenstruktur herbeizuführen. Wir von der Zahlenwelt Unternehmensberatung unterstützen dich hierbei gerne und helfen dir dein Unternehmen noch erfolgreicher zu machen!

Bei Interesse einfach melden!

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